Manon Bonefaas

Passie voor onderwijs en ICT

lean, plannen, roosteren

Plannen is het nieuwe roosteren

Met plannen en roosteren starten we anders.

Hoezo anders?

Vaak denken mensen dat met een nieuwe applicatie alle oude problemen opgelost worden.

Dat is niet waar 😉

Om te beginnen moet je inzicht krijgen in je huidige proces.

Daar heb je geen applicatie bij nodig. Je moet vooral eerst samen overleggen. Een collega zegt dan:

een tafel en zes stoelen voldoet.

Nou ja, een whiteboard en pen en papier willen ook wel helpen 🙂

Wat heeft dit met plannen en roosteren te maken?

Inzicht

In de eerste fase, dus voor een implementatie moet je inzicht krijgen in je eigen proces. Dat geldt eigenlijk voor iedere implementatie van een nieuwe applicatie.

Bij plannen en roosteren ligt de nadruk vaak op het maken van het nieuwe rooster. Dat is ook logisch want dat is het eindproduct, daar heeft iedereen belangstelling voor.

Bij Fontys hebben we dat eindproduct zelfs in onze High Five benoemd:

high five

We leveren dus op tijd een rooster aan.

Iedereen is gefocust op dat eindproduct.

Maar wat als je nu naar het proces gaat kijken?

Dan blijkt vaak dat roosteraars (te) laat de inzetplanning krijgen. En aanvullende of aangepaste inzetplanningen komen uit diverse hoeken van de organisatie. De roosteraar is op stoom en kan niet alles meteen verwerken.

Dat rooster moet immers klaar zijn drie weken voor de start van de periode.

Soms is na de eerste week alweer een nieuw rooster gemaakt. Of wordt het rooster zelfs per week gewijzigd.

roosteren op stoom

De koers van zo’n roosterschip op stoom is ook niet zo maar te wijzigen.

Wat te doen?

Check je proces.

Harmonisatie

Wanneer je inzicht in je proces hebt kun je ook onderzoeken waar verspilling zit.

Waar je het proces effectiever en efficiënter in kan richten.

Begin vooraan in het proces en kijk wat nodig is voor een beter proces.

Een beter proces ontstaat ook door heldere afspraken over bijvoorbeeld deadlines, taken en verantwoordelijkheden. In het geval van plannen en roosteren bijvoorbeeld: gezamenlijk roosteren in één gebouw met meerdere opleidingen of op een campus.

De aandacht verschuift van roosteren naar plannen (de eerste stappen in het proces).

Wanneer de planning op orde is kan de roostermaker aan de slag. Dus tijd voor afspraken over deadlines en verantwoordelijkheden.

Alles op orde?

De planning kan gemaakt worden.

plannen is het nieuwe roosteren

Is dat nou makkelijk?

Nee, hier gaat een periode van veel praten, verbinden en inzicht krijgen aan vooraf. Dan kan je naar een harmonisatie toe werken waarbij je de gezamenlijke afspraken toe gaat passen.

Implementatie

Pas als je het inzicht hebt en de afspraken kan maken met deadlines, verantwoordelijkheden en gezamenlijke uitgangspunten (harmonisatie) dan kom je toe aan een implementatie van een nieuw proces en/of een applicatie.

Op dat moment kan de knoppencursus starten en kun je voordeel behalen van je nieuwe applicatie.

Voorafgaand aan de implementatie vindt een heel traject plaats waarbij veel mensen moeten samenwerken. Er ontstaat respect voor elkaar en elkaars werk en soms een beetje wrijving. Vooral omdat het proces anders moet en we het toch altijd zo gedaan hebben.

Dat hoort bij verandering. Mensen houden alles het liefst bij het oude. Door aandacht te geven aan inzicht en harmonisatie ontstaat veranderingsbereidheid.

Pas dan kun je zeggen:

Plannen is het nieuwe roosteren.


  1. Herkenbaar, mensen willen vaak hun tooltje snel gaan gebruiken:)
    Het plannen is iets wat men heel vaak in bedrijfsprocessen onderschat.
    Ook een een gemiste kans om eens regelmatig naar het proces te kijken met je mensen.
    Enerzijds om te leren, erover praten is ook een goede manier van kennis vasthouden. Daarnaast geeft het betrokkenheid.
    Bij onze trainingen voor opstellen van slimme digitale formulieren geven wij als richtlijn mee 90 % is voorbereiden, 10 % is configureren en testen.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Thema door Anders Norén

%d bloggers liken dit: