Manon Bonefaas

Passie voor onderwijs en ICT

onderwijslogistiek, roosteren, samenwerken

Van solist naar teamplayer

Leg eens uit wat bedoel je van solist naar teamplayer?

In het plan- en roosterproces werken roosteraars vaak solistisch.

Ze krijgen de inzetplanning vanuit het onderwijs aangeleverd en het onderwijs gaat op vakantie.

Zet hem op roostermaker.

Wanneer je naar de hele keten van onderwijs en onderwijsondersteuning gaat kijken zie je dat de roosteraar geen losse schakel is maar de laatste in de keten.

De druk van de hele keten en alles wat misging in het halen van deadlines komt samen bij de laatste schakel, de roostermakers.

Roosteraars werk(t)en ook vaak door in de vakantie om het rooster maar op tijd af te hebben.

Deze roostermaker had de puzzel net gelegd. En toen kwamen er wijzigingen in het onderwijs. Weg puzzel.

Afgelopen donderdag (28-11-2019) was een bijeenkomst van het landelijk netwerk onderwijsplanning bij Saxion. Daar werd over deze en andere uitdagingen in het logistieke proces uitgebreid gesproken.

Transitie

In bovenstaand plaatje zie je de oude rol van de roostermaker heel duidelijk. De solist is aan het werk. Deze roostermaker kenmerkt zich door een voorliefde voor puzzels.

Wanneer je onderwijslogistiek, en meer specifiek planning en roostering, als een keten wilt inrichten kan de roosteraar niet meer de solist zijn. Zijn werk staat in relatie tot planning en onderwijs.

De belangen van een roostermaker en een planner zijn niet per definitie dezelfde. De planner wil een zo goed mogelijke inzetplanning hebben die klopt en wil deze zo laat mogelijk opleveren. De roostermaker heeft alle gegevens van de planning en de faciliteiten tijdig nodig om een goed rooster te kunnen maken.

De samenwerking tussen planning en roostering moet georganiseerd worden zodat de link met het onderwijs goed gelegd kan worden. Dat vraagt om een team van planning en roostering in plaats van solisten. Ze moeten samenwerken voor het beste resultaat.

samenwerken

Een van de aanwezigen was ooit docent en houdt zich nu bezig met onderwijslogistiek . Zij verzuchtte:

Ik ben vanuit frustratie, toen de roostermakers weer mijn curriculum verprutsten, het zelf maar gaan aanpakken. Dat heeft tot een kanteling in mijn denken geleid:

misschien heb ik het onderwijs wel verkeerd ontworpen?

Onderwijs en planners en roosteraars moeten samen gebracht worden en elkaars situatie begrijpen. Soms moeten curriculumontwikkelaars daadwerkelijk zelf de puzzel leggen om te begrijpen dat op deze manier geen rooster te maken is.

Hoe maak ik teamplayers?

Tijdens de netwerkdag ben ik een aantal aansprekende voorbeelden tegengekomen. Ik zal ze met je delen.

Veel roostermakers zijn bang voor de verandering. Zeker wanneer het naast een procesverandering ook nog om de implementatie van een nieuw systeem gaat.

Ze benoemen dat duidelijk. Ze zeggen:

Zou mijn baan nog wel bestaan? Wat blijft er voor mij over wanneer ik de puzzels niet meer kan leggen?

Tips

  1. Bevestig dat het werk gaat veranderen maar dat dat ook kansen biedt.
  2. Biedt een buddy aan. Een vertrouwenspersoon die de roostermaker kan helpen bij onzekerheid en coachingsvragen.
  3. Maak van planners en roostermakers een team, laat ze het samen doen.
  4. Leer van je fouten, schrijf je blunders op de muur.
  5. Organiseer een werktafel.

Deze laatste is wel erg mooi. Ik zal het uitleggen.

Een werktafel is een plek waar alle onderwijslogistieke rollen wekelijks samen komen. Aan de werktafel worden knelpunten doorgenomen. Door alle rollen samen te brengen krijg je inzicht in elkaars problematiek.

Belangrijk: de verantwoording voor de werktafel ligt bij de instituutsdirecteur.

Aan de werktafel zitten planners, roosteraars, teamleiders en soms iemand van P&O. Mutaties en wijzigingen mogen alleen aan de werktafel besproken worden. Het voordeel is dat je betere kennisdeling krijgt en begrip voor elkaars situatie.

De terugkoppeling van de besluiten van de werktafel kan bijvoorbeeld in een dag- of weekstart van het team gedaan worden.

Van solist naar teamplayer

Je ziet het in bovenstaande voorbeelden en tips.

De roostermaker is geen solist meer maar onderdeel van een keten en een team. Dat is wat je nodig hebt voor onderwijslogistiek.

In een volgend blog kom ik nog terug op de werktafels.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Thema door Anders Norén

%d bloggers liken dit: