Manon Bonefaas

Passie voor onderwijs en ICT

lean, werkdruk

Werkdruk verlagen bij toetsing, kan dat?

De werkdruk voor docenten is enorm hoog.

Zo dat is een open deur.

Ja maar de werkdruk is niet continu hoog.

Aan het einde van een lesperiode is het vooral druk.

De toetsen moeten worden gemaakt, verslagen nagekeken en daarna toetsen corrigeren. Tegelijkertijd zijn de broodnodige vergaderingen in deze lesvrije periode gepland.

Met een schuin oog naar de voorbereiding van de volgende periode, worstel je als docent door.

Deze periode heeft een hoge werkdruk.

Maar wat kun je daar nu aan doen?

Eerlijk gezegd: ik weet het ook niet.

Ik kan wel helpen.

Richt je toetscyclus lean in.

Ja, ja wat is dat nu weer.

Pas de principes van lean toe op je toetscyclus.

Het doel: de klant (lees student) optimaal bedienen.

Essentieel in de Lean-filosofie zijn:

  • Foutloze producten of diensten
  • Directe levering, volgens specificaties van de klant
  • Veilig produceren, zonder verspilling van materiaal, arbeid en energie

Wacht ik geef een voorbeeld.

De processen rondom de toetscyclus lean gebruiken

toetscyclus

Bij lean gaat het onder andere om verminderen van verspilling.

Verspilling?

In de toetscyclus zit toch geen verspilling?

Jawel.

Er wordt veel tijd verspild.

Maar hoe dan en waar?

Veel overleg vindt plaats rondom het maken van een toets van stap 1 t/m stap 7.

Aan dat overleg is in eerste instantie niet veel meer te doen dan het ‘handig’ inregelen.

Wanneer je de constructie van de toets en de analyse van een toets goed doet kun je veel verspilling voorkomen.

Doel is een goede toets. Waarbij de resultaten snel beschikbaar zijn voor studenten.

Met dat doel in het achterhoofd kijken we naar stap 3 en stap 5 in de toetscyclus:

toetscyclus lean
Stap 3 construeren en normeren van de toets

Docenten maken vaak een toets. Sturen die daarna naar een collega voor feedback en daarna naar een vaststellingscommissie of  examencommissie voor een definitieve go. De doorlooptijd kan lang zijn. Het maken van een toets begint soms al aan het begin van een lesperiode en is afgelopen op het moment dat het concept opgeleverd wordt aan de controlerende collega.

Bij lean gaat het om het verminderen van de doorlooptijd.

Wacht ik laat het zien:

lean toetsproces

Wat je hier ziet is de doorlooptijd voor een toets.

Docenten maken vaak al toetsvragen tijdens de college periode. Dat is prima. Wel moeten ze dan eigenlijk steeds checken of de vraag past binnen de toetsmatrijs. Dat laatste gebeurd niet altijd.

Gevolg: veel leuke vragen maar ze voldoen niet of maar gedeeltelijk aan de toetsmatrijs. Dat is verspilling in termen van lean.

Daarna worden de vragen conform de toetscyclus (stap 3) gecontroleerd door een collega. Nu zie je duidelijk met de oranje pijl wat de doorlooptiijd van het maken van vragen was.

Ook dat is verspilling: verspilling van tijd. 😱

Stel nou dat je die doorlooptijd kan verminderen door het proces effectiever en efficiënter in te richten zonder verspilling.😀

Minder verspilling

Dat zou er zo uit kunnen zien:

Het vragen construeren en en controleren wordt gezamenlijk op één vast moment gedaan (het blauwe blok). Bijvoorbeeld op een middag in week 6 van de college periode. Dat is nog ruim op tijd voor de vaststellingscommissie (groene pijl). Daarna is ook doorlooptijd (grijze pijl) nodig voor het administratief in orde maken van de toets.

Wat is de winst?

In plaats van een hele periode bezig zijn mat het construeren van toetsvragen ga je nu één middag met je collega zitten.

Dat moet effect hebben op de werkdruk.

Je neemt de toetsmatrijs en je bedenkt gezamenlijk de vragen. Daarna controleer je het geheel voor je het naar de vaststellingscommissie of examencommissie stuurt.

Je hebt het vraagconstructieproces lean ingericht en de doorlooptijd verminderd. Bovendien is de kans op fouten kleiner geworden. De kwaliteit van de vragen is naar alle waarschijnlijkheid hoger. Verspilling van vragen komt niet of nauwelijks meer voor.

De Toolbox van Bureau Toetsen en Beoordelen kan helpen bij het maken van de vragen in één middag. (helaas is de link naar de Toolbox nog niet actief)

Stap 5 Beoordelen, analyseren en verwerken van de toets

Je raadt het al.

Ook in deze stap kunnen we tijdswinst halen en doorlooptijd verminderen.

Laten we stap 5 lean inrichten.

In onderstaand schema zie je de verschillende stappen om tot een eindresultaat te komen bij de analyse van een toets.

Let op ik ga er hierbij vanuit dat de analyse voorafgaand aan het informeren van het resultaat plaats vindt.

analyse lean

Je ziet hier de doorlooptijd oplopen (oranje pijlen zijn wachttijd).

Wat nu als je dit proces lean zou inrichten?

Dan zou je direct na de toets starten met de analyse van de gesloten vragen. Door meteen na de toets de analyse te doen kun je snel zien welke vragen niet voldoen. De redenen waarom vragen niet voldoen kunnen verschillen.

De correctie op de nagekeken toetsen kan meteen gedaan worden.

Pas dan kan de student geïnformeerd worden.

Wanneer je handig je analyse plant kan dat de doorlooptijd enorm verminderen. Belangrijk is dat je voor deze bijeenkomsten de juiste stakeholders betrekt.

Waar in bovenstaand schema een doorlooptijd van twee of meer weken geen uitzondering is zou je in de nieuwe situatie in twee werkdagen de studenten kunnen informeren.

Uitgangspunt is dan wel dat je een toets met gesloten vragen hebt. Bij een toets met open vragen loopt de doorlooptijd enorm op door de inzet van menselijke beoordelaars.

Toch is ook hier schaalvoordeel te halen door gezamenlijk na te kijken, direct na de afname van de toets. Problemen met het beoordelingsmodel kunnen meteen (consistent) aangepakt worden.

Werkdruk verlagen bij toetsing kan dat?

Is de titel van deze blog.

Het antwoord:

Jazeker, door gebruik van lean methodieken wordt verspilling tegen gegaan.

In plaats van op elkaar wachten voor een tussenproduct brengen we de betrokkenen bij elkaar. Zij handelen in één keer correct het betreffende proces af.

 

Toegevoegd op 13-10-2018 nav deze tweet:

lean tentamenproces De doorlooptijd van het nakijkproces werd verkort van 15 dagen naar 19 uur. Lees meer.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Thema door Anders Norén

%d bloggers liken dit: