Passie voor onderwijs en ICT

onderwijslogistiek, samenwerken

You can’t hurry love

My mama said, “you can’t hurry love
No, you’ll just have to wait”
She said, “love don’t come easy
But it’s a game of give and take”
You can’t hurry love
No, you’ll just have to wait
Just trust in a good time
No matter how long it takes

Songtekst van Eddie Holland

Ik zong het liedje in mijn hoofd mee. Ondertussen dwaalden mijn gedachten af. Dat gebeurt vaak wanneer ik hardloop.

Ik realiseerde me dat je niet alleen in de liefde geen haast moet hebben. Dat geldt ook voor samenwerking in een organisatie.

Je kan nog zulke mooie plannen maken maar je moet de mensen mee krijgen.

Bijna drie jaar werk ik nu bij Fontys. Als iets belangrijk is in zo’n grote organisatie dan is het samenwerken.

En dat gaat niet vanzelf.

Plannen en roosteren

Persoonlijk hou ik me bezig met het proces van plannen en roosteren, zeg maar (een onderdeel van) onderwijslogistiek.

Daar merk ik dat samenwerken heel belangrijk is.

Fontys is een decentrale organisatie. Alle instituten kunnen binnen zekere grenzen hun eigen koers varen. Nu is met het proces van plannen en roosteren voor het eerst een proces over alle instituten heen gelegd waarbij zij moeten samenwerken. Dat is niet altijd makkelijk.

Ze zijn soms ook afhankelijk van elkaar.

Voor het eerst moeten ze samen in één gebouw of op een campus tegelijk een rooster publiceren. Dat leidt tot afhankelijkheid.

Afhankelijkheid tussen instituten zie je bijvoorbeeld wanneer instituten gezamenlijk van één gebouw gebruik maken. Ze delen dan de faciliteiten. Een enkele keer heeft een instituut ook meerdere lesplaatsen. In dat geval heeft een instituut met meerdere campussen en gebouwen te maken. Je ziet de complexiteit toenemen.

Hoe organiseer je een (rooster)proces over de instituten heen?

Dat is veel samenwerken en goede afstemming en geen haast.

En toen was er COVID-19

Door COVID-19 ontstond ruimtegebrek. Een lokaal was ineens nog maar geschikt voor 7 of 8 studenten. Andere behoeftes qua ruimte leidden ertoe dat we kantines, aula’s en café’s ingezet hebben als onderwijsruimtes.

Iedereen ging weer als vanouds in zijn ‘eigen vlek’ roosteren. Van de samenwerking was niet veel meer over.

Instituten hielden vast aan het oude proces van roosteren. Het gevolg was dat ook over locaties heen in de ‘eigen vlek’ geroosterd werd. De eigen vlek uit de andere locatie werd toegevoegd aan de thuis locatie. Daardoor kon gemakkelijker een rooster gemaakt worden vanuit het eigen instituut en ieder voor zich.

De samenwerking kwam hierdoor wel zwaar onder druk te staan

Eigenlijk deed iedereen zijn eigen ding. Over de lesplaatsen heen was nauwelijks meer samenwerking.

Vreugde

Groot was mijn vreugde toen we in de vergadering voor de verdeling van grote ruimtes voor het tweede semester vaststelden dat de ambitie tot samenwerking er zeker was.

En niet alleen dat.

Binnen de kortste keren hadden de roostermakers een verdeling van de grote ruimtes gemaakt waar iedereen mee kon leven. Eigen vlekken werden losgelaten en gedeeld waar nodig.

De noodzaak tot samenwerking en het gezamenlijk oplossen werd gevoeld en er werd naar gehandeld.

Het is hard werken samen. Maar samenwerken brengt ook veel.

Zo waren de roosters nu tijdig klaar en ontstond rust door de gezamenlijke aanpak. Waar in de eerste onduidelijkheid van Corona iedereen terugviel op ‘mijn eigen vlek’ zie je nu in het vervolg de ambitie om samen te willen werken

Lesson learned

Net als in de liefde moet je ook in samenwerking blijven investeren, en geen haast.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

%d bloggers liken dit: